Warum eine gute Personalauswahl in Konzernen wichtig ist und wie sie zu erreichen ist

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ihre Organisation möchte seinen Markt erweitern und möglichst schnell deutschlandweit seine Produkte anbieten und vertreiben können. Dafür planen Sie Stores vor Ort und einen erweiterten Online-Handel. Sie suchen Projektleiter*innen, Abteilungsleiter*innen, Sachbearbeiter*innen und viele Verkäufer*innen für jeden neuen Standort sowie Online-Marketing-Expert*innen, Front-End-Entwickler*innen für den Webshop, etc.

Gar nicht mal so einfach. Die Personalauswahl in Konzernen ist ein riesiger Aufwand, bei dem einige Aspekte beachtet werden müssen. Logistische und operative Abläufe sowie Budget-, Zeit-, und Personalplanung und Risikomanagement müssen hierbei zusammenspielen und erfordern grundlegende HR-Prozesse. Aber wie genau können diese etabliert werden? 

Um etwas Licht ins Dunkle zu bringen, erklären wir hier unsere Top 5 To Do’s für eine erfolgreiche Personalauswahl in Konzernen. 

• Anforderungsanalysen erstellen
• Personalbedarfsplanung und Personalauswahl auf einander abstimmen
• Applicant Tracking Systeme (ATS) bzw. Bewerber Management Systeme (BMS) verwenden
• Regelmäßige Erfolgsmessungen durchführen
• Alle relevanten Entscheidungsträger in den Auswahlprozess einbeziehen

1. Die richtigen Profile beschreiben und identifizierbar machen

Bevor ein Unternehmen Kandidat*innen einladen und evaluieren kann, sollten die grundlegenden Aspekte Was? und Wer? möglichst genau beschrieben werden. Da für jede geplante Filiale ein komplett neues Team zusammengestellt wird, sind (standort- und) positionsspezifische Anforderungsanalysen durchzuführen. Dabei stehen sowohl fachspezifische Kompetenzen als auch personenbezogene Eignungsmerkmale im Vordergrund. 

Anforderungsanalysen sind ein wichtiger Bezugspunkt in der Beurteilungsphase 

In Anforderungsanalysen können: 

• Qualifikationen (nachweisbares Wissen oder Können, z.B. Ausbildungsabschluss oder Arbeitszeugnisse)
• Kompetenzen (gelernte Verhaltensweisen und abrufbare Wissensbestände ohne weitere Qualifikation, z.B. Motivation)
• Potenziale (Bewältigung von nicht vertrauten Aufgaben anhand neu erlernter Kompetenzen, z.B. nach Einarbeitung) 

abgebildet werden. 

Je nach Unternehmensstandort und -art können die Positionen variieren indem verschiedene unternehmensspezifische Schwerpunkte gesetzt werden. Dementsprechend unterscheiden sich die Anforderungsanalysen ebenfalls. Die Anforderungsanalysen und -profile sollten daher möglichst genau das erfassen, was die jeweilige Position erfordert und was für ein Kompetenz-, Erfahrungs-, und Persönlichkeitsrepertoire Kandidat*innen mitbringen sollten, um später erfolgreich in der jeweiligen Position erfolgreich arbeiten zu können.

2. Kopplung von Personalbedarfsplanung und Personalauswahl 

Eine Unternehmensstrategie setzt die Grundlage für die langfristige Ausrichtung des Unternehmens und plant die zukünftigen unternehmensbezogenen Entscheidungen sowie die dafür notwendigen Ressourcen und Investitionen der nächsten Jahre. Personalplanung wird dabei als strategischer Planungsbereich verstanden. So können für große Tätigkeitsbereiche mithilfe einer strategischen Personalplanung Prognosen zu Personalbedarf und -bestand getroffen werden. Die Personalbedarfsplanung auf Konzernebene ist hier eine eigenständige Variable als Teil einer langfristigen Strategie zur weiteren Unternehmensentwicklung. Hierbei sind sowohl die Anzahl an benötigten Arbeitskräften (quantitativ) als auch die relevanten Anforderungen (qualitativ) abzuschätzen. 

Dabei sind folgende Fragen gute Anhaltspunkte, um eine Personalbedarfsplanung durchzuführen: 

• Wie viele neue Mitarbeiter*innen müssen eingestellt werden?
• Welche Anforderungen müssen Kandidat*innen mitbringen?
• Welche Mitarbeiter*innen müssen nochmal umgeschult werden? 
• Wie viele Mitarbeiter*innen werden nicht mehr benötigt?

Personalbedarfsplanung und Personalauswahl sind daher eng vernetzte Prozesse, die aufeinander abgestimmt werden müssen, um standortübergreifend die richtigen Mitarbeiter*innen beschäftigen zu können. 

3. Applicant Tracking Systems (ATS) bzw. Bewerber Management Systeme (BMS)

Bei der Personalsuche ist die Personalfindung das letztendliche Ziel. Haben Konzerne auf Basis der Anforderungsanalyse und der Personalbedarfsplanung entsprechende Stellenanzeigen veröffentlicht, erreichen sie viele Bewerbungen, die für jeden Standort zu verwalten, zu koordinieren und auszuwerten sind. Eine typische Herausforderung für Konzerne ist dabei gleichzeitig eine ansprechende Candidate Experience (Kandidat*innen-Erlebnis) zu bieten. Das kann unter anderem durch eine professionelle Selektion und schnelle Rückmeldungen realisiert werden. Bei einem Bewerber*innen-Pool von hunderten Bewerbungen pro Position und Standort ist das nahezu unmöglich.

Digitale Bewerbermanagement-Tools vereinfachen die Verwaltung von Bewerbungen

Eine digitale Lösung bieten Bewerbermanagementsysteme oder sogenannte Applicant Tracking Systems (ATS). Mithilfe von automatisierten E-Mails, intelligenten Filtersystemen und einfachen Vergleichstools können Bewerber*innen verwaltet werden. Gleichzeitig können sich HRler*innen auf qualifizierte Bewerber*innen konzentrieren. Auf diese Weise werden zwei riesige Herausforderungen mit einem Tool gelöst: Die effiziente Verwaltung von Bewerbungen und die Bereitstellung einer guten Candidate Experience. 

4. Erfolgsmessung als Teil des Prozesses

Moderne Technologien haben sich in den letzten Jahrzehnten enorm weiterentwickelt. Mittlerweile helfen digitale Softwarelösungen auch bei der Evaluation von Kandidat*innen und HR-Prozessen. Gemäß der DIN 33430 zur Personalauswahl sollte mindestens alle acht Jahre eine Evaluation der bestehenden HR-Prozesse erfolgen. So können systematische Prozessfehler (etwa uneindeutige Verhaltensanker während einer Verhaltensbeobachtung) oder Evaluationsfehler (etwa falsche Interpretationen von Ergebnissen) vermieden werden. 

Auswertung von HR-Prozessen ist ein wichtiges Erfolgskriterium

Diese regelmäßige Erfolgsmessung ist besonders in bundesweiten oder internationalen Konzernen wichtig, da so HRler*innen auf mögliche Unstimmigkeiten in Prozessen hingewiesen werden und entsprechend schnelle Anpassungen vornehmen können. Genau aus diesem Grund haben wir die Applysia Insights entwickelt. Die Evaluation von Kompetenzmodellen wird einfach und schnell bereitgestellt, sodass das langwierige Sammeln und Auswerten von Daten wegfällt. Die gewonnen Erkenntnisse stellen einen großen Mehrwert in der Planung und Durchführung von Personalauswahlverfahren dar, damit eine valide Entscheidungsfindung erfolgen kann. 

5. Einbindung relevanter Entscheidungsträger*innen

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den Großkonzerne berücksichtigen sollten, ist eine intelligente Auswahl an relevanten Entscheidungsträger*innen für die Personalauswahl zu treffen. Diese sollten dann beispielsweise während des Assessment-Centers oder des Interviews präsent sein und die Kandidat*innen beurteilen, da sie in ihrem Fachbereich als Expert*innen gelten und im Beruf in Kontakt mit den Kandidat*innen stehen werden. Damit sind neben den direkten Vorgesetzten und HRler*innen auch Abteilungsleiter*innen, Teamleiter*innen und ähnliche Führungspositionen gemeint. Beispielsweise wäre es sinnvoll, für eine ausgeschriebene Position als IT-Expert*in die entsprechenden Abteilungsleiter*innen für Datenmanagement zum Interview einzuladen und zusätzlich zu Rate zu ziehen. Gerade in Großkonzernen spielt dies eine wichtige Rolle, da Umplanungen und Umstrukturierungen häufig vorkommen und sich die Vorgesetzten schnell ändern können. In einem solchen Fall ist es sinnvoll alle relevanten Entscheidungsträger*innen einzuladen – das können jetzige oder zukünftige verantwortliche Führungspositionen sein. 

Fazit

Eine gute Personalauswahl in Großkonzernen ist aufgrund ihrer Komplexität kein Kinderspiel. Damit standort- und abteilungsübergreifend eine reibungslose Zusammenarbeit sichergestellt ist, können Anforderungsanalysen bzw. -profile die gewünschten Kompetenzen, Erfahrungen und Persönlichkeitsmerkmale der idealen Kandidat*innen beschreiben. Durch einen Abgleich mit dem Anforderungsprofil und dem tatsächlichen Kandidat*innenprofil fällt das Identifizieren der richtigen Bewerber*innen leichter.

Außerdem sollten Konzerne eine Personalbedarfsplanung durchführen und als bedeutenden Planungsbereich erachten, um so nicht nur den Status quo des Personalbedarfs ihres Unternehmens bzw. ihrer Filiale zu erfassen, sondern auch um für zukünftige Personaländerungen und Umstrukturierungen vorplanen zu können und die nötigen Mitarbeiter*innen einsetzen zu können.

Um einen hochwertigen Bewerbungsprozess bereitstellen  zu können, bieten sogenannte Applicant Tracking Systeme (ATS) Hilfestellungen bei der Verwaltung, Koordination und bei Auswertungsprozessen des Bewerberpools und gewährleisten gleichzeitig eine gute Candidate-Experience durch die Planung von automatisierten Emails.

Außerdem sollten bei der Beurteilung von Kandidat*innen, etwa während eines Assessment-Centers, alle relevanten oder zukünftig relevanten Entscheidungsträger*innen eingebunden sein. Sie können fachspezifische Kriterien am besten beurteilen und erhalten zudem einen Eindruck von den Kandidat*innen und potenziell neuen Mitarbeiter*innen.

Alles rund um eine gute und digitale Personalauswahl findest Du unter www.applysia.de.